«Θα το βρει ο λογιστής στα myDATA» — Η πιο επικίνδυνη φράση για μια επιχείρηση
Με την έλευση των ηλεκτρονικών βιβλίων myDATA, τα λογιστήρια απέκτησαν τη δυνατότητα να έχουν άμεση εικόνα των τιμολογίων που εκδίδονται στο όνομα των πελατών τους.
Παρά τα μειονεκτήματα του συστήματος, δεν μπορούμε να αγνοήσουμε ότι η συγκεκριμένη εξέλιξη έχει φέρει ουσιαστικές διευκολύνσεις τόσο για τις επιχειρήσεις όσο και για τους λογιστές.
Ωστόσο, η νέα αυτή δυνατότητα έχει δημιουργήσει και ένα ανησυχητικό φαινόμενο:
Εμφανίζονται δαπάνες στα έξοδα των επιχειρήσεων χωρίς να έχει παραληφθεί το αντίστοιχο παραστατικό.
1️⃣ Χωρίς παραστατικό, η δαπάνη δεν εκπίπτει φορολογικά
Σύμφωνα με τον Κώδικα Φορολογίας Εισοδήματος (Ν. 4172/2013), για να εκπέσει μια δαπάνη, η επιχείρηση πρέπει να διαθέτει κατάλληλα παραστατικά που τεκμηριώνουν τη συναλλαγή.
Το Άρθρο 22 είναι ξεκάθαρο:
Η δαπάνη εκπίπτει μόνο εφόσον:
- Αντιστοιχεί σε πραγματική συναλλαγή,
- Καταχωρείται στη σωστή περίοδο,
- Αποδεικνύεται με κατάλληλα δικαιολογητικά.
Χωρίς το παραστατικό, η δαπάνη θεωρείται μη εκπιπτόμενη, ακόμη κι αν εμφανίζεται στα myDATA.
2️⃣ Τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα απαιτούν τεκμηρίωση
Τα ΕΛΠ (Ν. 4308/2014) ορίζουν ότι κάθε συναλλαγή πρέπει να καταχωρείται με πλήρη και αξιόπιστη τεκμηρίωση.
Δηλαδή, κανένα έξοδο δεν μπορεί να περάσει στα βιβλία χωρίς παραστατικό (τιμολόγιο, απόδειξη, σύμβαση κ.λπ.).
Το Άρθρο 5 προβλέπει ότι κάθε συναλλαγή τεκμηριώνεται με κατάλληλα παραστατικά, τα οποία πρέπει να περιλαμβάνουν όλες τις πληροφορίες για την ασφαλή ταυτοποίηση της συναλλαγής.
Η απουσία παραστατικού σημαίνει μη αξιόπιστο λογιστικό σύστημα — κάτι που μπορεί να προκαλέσει πρόβλημα σε μελλοντικό έλεγχο.
3️⃣ Ο Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας το καθιστά υποχρεωτικό
Με βάση τον ΚΦΔ (Ν. 5104/2024), κάθε επιχείρηση πρέπει να τηρεί αξιόπιστο λογιστικό σύστημα και κατάλληλα παραστατικά για να τεκμηριώνει τις συναλλαγές της.
Η Φορολογική Διοίκηση έχει το δικαίωμα να ζητήσει αντίγραφα τιμολογίων και στοιχείων ανά πάσα στιγμή.
Αν δεν υπάρχουν τα αντίστοιχα παραστατικά, η επιχείρηση θεωρείται μη συμμορφούμενη και εκτίθεται σε φορολογικό κίνδυνο.
4️⃣ Τα myDATA δεν υποκαθιστούν τα παραστατικά
Η Απόφαση Α.1138/2020, που καθορίζει τη λειτουργία των myDATA, δεν αλλάζει την ουσία:
Τα ηλεκτρονικά βιβλία είναι εργαλείο διασταύρωσης, όχι απόδειξη συναλλαγής.
Η επιχείρηση πρέπει να έχει το πραγματικό παραστατικό (σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή) ώστε να ελέγχει τη συμφωνία των δεδομένων και να διορθώνει τυχόν αποκλίσεις.
Χωρίς αυτό, δεν μπορεί να επιβεβαιώσει εάν τα στοιχεία που ανέβηκαν στα myDATA είναι σωστά.
5️⃣ Οι χρονικοί μερισμοί απαιτούν το παραστατικό
Σύμφωνα με την Αρχή του Δεδουλευμένου, οι δαπάνες πρέπει να καταχωρούνται στη χρήση που αφορούν, όχι όταν εκδίδεται ή εξοφλείται το τιμολόγιο.
Χωρίς το παραστατικό, είναι αδύνατη η σωστή χρονική κατανομή.
🔹 Παράδειγμα 1: Λογαριασμοί ΔΕΚΟ που εκδίδονται τον Ιανουάριο αλλά αφορούν κατανάλωση Δεκεμβρίου.
🔹 Παράδειγμα 2: Ασφαλιστήρια συμβόλαια που καλύπτουν περισσότερες από μία χρήσεις.
Η απουσία παραστατικού μπορεί να οδηγήσει σε λανθασμένες εγγραφές και στρέβλωση των αποτελεσμάτων.
6️⃣ Υπάρχει πάντα ο κίνδυνος λανθασμένης διαβίβασης
Η εμπειρία των τελευταίων ετών έχει δείξει ότι τα λάθη στα myDATA είναι συχνά:
- Δελτία αποστολής διαβιβάζονται ως τιμολόγια.
- Εμφανίζονται λανθασμένες καθαρές αξίες ή ποσά ΦΠΑ.
- Εκδίδονται πολλαπλά τιμολόγια για μία συναλλαγή λόγω τεχνικών σφαλμάτων.
Χωρίς το πραγματικό τιμολόγιο, ο λογιστής δεν μπορεί να επιβεβαιώσει τι είναι σωστό — και έτσι κινδυνεύει να περάσει στα βιβλία ψευδή δεδομένα.
7️⃣ Νομικοί κίνδυνοι από τη σιωπηρή αποδοχή τιμολογίων
Η καταχώρηση ενός τιμολογίου στα βιβλία ισοδυναμεί με σιωπηρή αποδοχή της συναλλαγής.
Αν το τιμολόγιο αμφισβητηθεί αργότερα, η επιχείρηση μπορεί να βρεθεί σε δύσκολη νομική θέση.
🔹 Υποθετικό παράδειγμα: Εκδίδεται ψευδές τιμολόγιο σε βάρος επιχείρησης· ο λογιστής το καταχωρεί από τα myDATA. Αργότερα, ο εκδότης εγείρει αξίωση πληρωμής, επικαλούμενος την αποδοχή μέσω καταχώρησης.
🔹 Πραγματικό παράδειγμα: Πελάτης αρνήθηκε να εξοφλήσει τιμολόγιο για υπηρεσία που δεν θεώρησε ότι παρασχέθηκε σωστά και το απέρριψε στα myDATA.
Φανταστείτε αν το παραστατικό είχε ήδη περάσει στα βιβλία: η επιχείρηση και ο λογιστής θα βρίσκονταν εκτεθειμένοι.
🧾 Συμπέρασμα
Το myDATA είναι εργαλείο, όχι τεκμήριο συναλλαγής.
Η εμφάνιση ενός τιμολογίου στο σύστημα δεν αρκεί για να καταχωρηθεί στα βιβλία.
Η επιχείρηση πρέπει να μπορεί να αποδείξει τη δαπάνη με το αντίστοιχο παραστατικό.
Αλλιώς, σε περίπτωση ελέγχου, κινδυνεύει με απόρριψη δαπανών, πρόστιμα και πρόσθετους φόρους.
✅ Τι πρέπει να κάνει κάθε επιχείρηση
- Να ζητάει πάντα το παραστατικό από τον προμηθευτή ή συνεργάτη.
- Να ελέγχει την ορθότητα του τιμολογίου (ποσά, ΦΠΑ, περιγραφή, ημερομηνία).
- Να μην καταχωρεί καμία δαπάνη χωρίς να έχει παραληφθεί το παραστατικό.
Μόνο έτσι εξασφαλίζεται η νομιμότητα, η λογιστική ακρίβεια και η φορολογική ασφάλεια της επιχείρησης.
